صورت جلسه تغییرات شرکت
یکی از رایج‌ترین امور مربوط به شرکت‌ها ثبت و انتشار صورت جلسه تغییرات آن‌ها است. صورت جلسه تغییرات شرکت سندی رسمی است که تغییرات ایجاد شده در شرکت را نشان می‌دهد. اما این‌که منظور از تغییرات چیست و چرا می‌گوییم صورت جلسه تغییرات شرکت باید ثبت شود، به ضوابط مربوط به فرآیند شکل‌گیری و تحول اشخاص حقوقی در کشورمان برمی‌گردد.
در این مطلب، قصد داریم به بیانی ساده، صورت جلسه تغییرات را تعریف کنیم و روش‌های ثبت کردن رسمی و مدارک لازم برای آن را بشناسیم. ارکانی که برای رسمیت یافتن صورت جلسه تغییرات شرکت دخیل هستند را نیز معرفی می‌کنیم. بنابراین، برای پی بردن به چگونگی تنظیم و ثبت صورت جلسه تغییرات شرکتتان، ما را با ادامه مطلب همراهی کنید.
تعریف صورت جلسه تغییرات
صورت جلسه تغییرات شرکت سندی است رسمی که به‌منظور اعلام عمومی تغییرات ایجاد شده در شرکت برابر ضوابط ثبت شرکت‌ها و آئین‌نامه‌های اجرایی مربوطه، تدوین می‌شود. برای این‌که صورت جلسه تغییرات شرکت رسمیت پیدا کند، باید شرایطی را برقرار کنیم. برخی از مهم‌ترین شروط معتبر بودن صورت جلسه تغییرات به شرح زیر هستند.
تنظیم کردن صورت جلسه تغییرات شرکت مطابق مستندات هویتی اعضای صاحب امضا، آگهی تأسیس و آخرین آگهی تغییرات شرکت توسط کارشناس مسلط به امور ثبتی و حقوقی.
امضاء شدن صورت جلسه تغییرات به وسیله تمامی اعضای هیئت مدیره و بازرسان و درج مهر شرکت در همه صفحات صورت جلسه.
تحویل دادن صورت جلسه تغییرات شرکت به اداره کل ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری قوه قضائیه به‌منظور بررسی و صحت‌سنجی اصالت و مفاد صورت جلسه و ثبت کردن تغییرات مربوطه.
انتشار صورتجلسه تغییرات شرکت در روزنامه رسمی کشور.
هر کدام از موارد فوق فرآیند مشخصی دارد که معمولاً آن‌ها را با پیگیری و نظارت نمایندگان حقوقی شرکت‌ها انجام می‌دهند.
نگران تعداد سیلاب های نام شرکت خود نباشید ما بهترین پیشنهاد را به شما ارائه می دهیم.
صورت جلسه تغییرات شرکت به چه معنی است؟
منظور از تغییرات در فرآیند تنظیم صورت جلسه تغییرات شرکت، پاره‌ای از رویدادهای خاصی است که بر فعالیت‌های کلان شرکت تأثیر می‌گذارند. مثلاً ممکن است اعضای هیأت مدیره شرکت با توجه به جریان نقدینگی موجود یا فرصت‌های اقتصادی جدید فراهم شده، تصمیم به افزایش دادن سرمایه شرکت بگیرند. هر روشی که برای این منظور در پیش گرفته شود، بر کارکردهای اصلی شرکت تأثیر می‌گذارد. صورت جلسه تغییرات عمدتاً برای موارد زیر تنظیم می‌شود.
افزایش یا کاهش سرمایه شرکت
تغییر اطلاعات جغرافیایی شرکت و یا ایجاد شعبات جدید در مناطق دیگر
تغییر یا تمدید حضور افراد دارای اختیارات کلان شرکت اعم از اعضای هیئت مدیره و بازرسان
تصحیح مواردی در اساسنامه شرکت و یا انتقال دادن سهام آن
تغییر مدیر عامل، موضوع فعالیت و منحل کردن شرکت
روش‌های ثبت صورت جلسه تغییرات
پیش از آن‌که سامانه الکترونیکی ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت‌ها توسط قوه قضائیه راه‌اندازی شود. فرآیند ثبت و انتشار رسمی صورت جلسه تغییرات با مراجعه به اداره کل ثبت شرکت‌ها، انجام مراحل اداری و صرف کردن زمان زیاد انجام می‌شد. اما در حال حاضر سامانه مذکور به نشانی: http://irsherkat.ssaa.ir و با تعریف کردن مراحل مشخصی برای بارگذاری مدارک و نوشتن صورت جلسه تغییرات شرکت، به این کار سرعت داده است.
برای ثبت کردن صورت جلسه تغییرات شرکت میتوانید از نماینده قانونی یا مشاور حقوقی شرکت استفاده کنید و یا این کار را به شرکت‌های معتبر ثبتی بسپارید. برخی از این شرکت‌ها سابقه طولانی در زمینه امور مختلف ثبتی شرکت‌ها و از جمله، صورت جلسه تغییرات شرکت دارند.
مشاوره رایگان جهت انتخاب لوگو و نام برند به همراه خدمات ویژه ثبتی در کوتاه ترین زمان ممکن !
مراحل و مدارک ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت
سامانه‌ای شدن فرآیند اعلام و انتشار صورت جلسه تغییرات مراحل این کار را متحول کرده است. در ادامه به مراحل ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت و مدارک لازم برای این کار می‌پردازیم.
تشکیل شدن مرجع تصمیم‌گیری و تصویب تغییرات شرکت: تصمیم‌گیری درباره تغییرات شرکت و تصویب صورت جلسه تغییرات بر عهده افرادی است که مطابق قانون و اسناد بالادستی شرکت نظیر اساسنامه، صلاحیت لازم را داشته باشند. معمولاً مرجع تصویب صورت جلسه تغییرات شرکت، هیئت مدیره است؛ به‌جز مواردی که به حوزه عمومی صاحبان سهام مربوط می‌شوند. جلسات مذکور معمولاً پس از اجماع اولیه اعضا درباره تغییرات شرکت، برنامه‌ریزی می‌شوند. جلسات با حضور بیش از نیمی از اعضا رسمیت می‌یابند.
منطبق بودن موضوع تغییرات شرکت با مفاد اساسنامه: اعضا نمی‌توانند صورت جلسه تغییرات را بدون توجه به مفاد اساسنامه شرکت تصویب کنند. یعنی در اساسنامه، موضوعات قابل تغییر که با امضای اعضا رسمیت می‌یابند، پیش‌بینی شده‌اند. اِعمال تغییرات هم‌زمان در شرکت مستلزم تنظیم صورت جلسه تغییرات جداگانه برای هر مورد خواهد بود.
انتخاب کردن صورت جلسه تغییرات با توجه به نوع شرکت: مثلاً برای انحلال شرکتی با مسئولیت محدود، حتماً باید صورت جلسه مجمع عمومی فوق‌العاده تنظیم شود.
تنظیم کردن صورت جلسه تغییرات مطابق الزامات تعیین شده توسط اداره کل ثبت شرکت‌ها
انجام دادن مراحل ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت در سامانه و دریافت کد رهگیری: دقت کنید که متن ثبت شده در سامانه نباید مغایرتی با اصل مدارک داشته باشد؛ چراکه بعداً نسخه‌های فیزیکی مدارک بررسی خواهند شد.
مدارک لازم برای ثبت صورت جلسه تغییرات: اساسنامه شرکت، تعداد و مقدار سهام شرکا و مشخصات هویتی اعضا به‌منظور اخذ کد سامانه ثنا، مدارک شناسایی اعضا و سهامداران شرکت، اساسنامه و روزنامه رسمی تأسیس یا آخرین تغییرات شرکت.
مجمع هیئت مدیره و صورت جلسه تغییرات شرکت
صاحبان سهام شرکت معمولاً اعضای هیئت مدیره هستند. رئیس هیئت مدیره با توافق سهامداران برای مدت دست‌کم دو سال انتخاب می‌شود. یکی از وظایف هیئت مدیره انتخاب کردن رئیس و نائب رئیس است. یکی از مراجع تصویب صورت جلسه تغییرات شرکت، هیئت مدیره است که می‌تواند این کار را با روش‌های زیر انجام دهد.
تصویب تغییرات با تشکیل مجمع عمومی عادی: مجمع عمومی عادی شرکت معمولاً طبق اساسنامه، به‌صورت سالانه تشکیل می‌شود. در مجمع عمومی عادی، تصمیمات و فرآیند انجام دادن امور به اطلاع و تصویب شرکا می‌رسد.
تغییرات از طریق تشکیل مجمع عمومی فوق‌العاده: صاحبان بیش از نیمی از سهام شرکت که حق رأی دارند باید در مجمع عمومی فوق‌العاده حضور داشته باشند. در این جلسات عمدتاً به تصمیم‌گیری و تصویب صورت جلسه تغییرات درباره مواردی نظیر کاهش و افزایش سرمایه شرکت، ورود شرکای جدید به شرکت، تغییرات اساسنامه و انحلال شرکت می‌پردازند. تصویب شدن تغییرات بستگی به رأی موافق دادن دوسوم اعضا دارد.
نکات مهم درباره نحوه تنظیم صورت جلسه هیئت مدیره
معمولاً پس از ثبت کردن صورت جلسه تغییرات در سامانه و پذیرش نهایی آن، 3 روز فرصت خواهید داشت که مدارک را تحویل پست بدهید.
اطلاع داشتن از این‌که چه تغییراتی نیاز به کدام جلسه صورت جلسه تغییرات دارند، بسیار مهم است. لذا نقش افراد حقیقی یا حقوقی مسلط به امور ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت‌ها برای حصول اطمینان از صحت انجام فرآیندها اهمیت دارد.
در مواقعی که بازرسین و اعضای هیئت مدیره با نامه‌ای جداگانه تأییدیه خودشان درباره صورت جلسه تغییرات را اعلام می‌کنند، تمامی این مستندات باید ضمیمه صورت جلسه شده و به اداره ثبت شرکت‌ها تحویل شوند.
همین حالا شرکت خود را ثبت نمایید !
با تکمیل فرم ذیل کارشناسان ثبتی ما در کوتاه ترین زمان ممکن با شما تماس می گیرند. در صورت نیاز به ارسال مدارک میتوانید از بخش پائین مدارک خود را ارسال نمایید.